Certes, les obligations comptables et fiscales de l’auto-entrepreneur sont allégées. Cependant, pour un bon fonctionnement de ses activités et pour lui simplifier les enregistrements, il doit mettre en place un outil adapté à ses besoins. D’ailleurs, l’utilisation d’un logiciel de gestion certifié anti-fraude est devenue obligatoire depuis le 1e janvier 2018. Mais quel type de logiciel choisir ?
Définir ses besoins
Le meilleur logiciel de comptabilité auto-entrepreneur pour votre entreprise n’est pas forcément le plus cher. Non ! C’est celui qui peut répondre à vos besoins spécifiques. Ainsi, pour vous aider à déterminer les modules nécessaires, il faudrait d’abord examiner vos attentes : avez-vous besoin d’éditer des bons de commande, des factures pro forma ou des bulletins de paie ? Voulez-vous y intégrer un outil de gestion de stocks et de gestion de paie ?
Ensuite, vous pouvez déterminer si vous avez besoin :
- d’une solution standard : dans ce cas, vous allez employer un outil qui est doté des fonctions classiques comme l’enregistrement des achats et des ventes, la facturation et la déclaration de la TVA, l’édition de devis, etc.
- ou d’une solution personnalisée : cette option convient parfaitement aux entreprises qui cherchent des solutions sur mesure. Elles peuvent ajouter de nombreuses fonctionnalités à l’instar de la gestion de devis, de gestion de bon de commande, de contrôle de la trésorerie, de gestion de stocks, de gestion des impayés, de synchronisation bancaire, d’import-export…
Quoi qu’il en soit, n’hésitez pas à vous rendre sur gest4u.fr pour avoir une petite idée de ce qu’est un logiciel comptable en ligne. De plus, le site propose un outil avec des fonctionnalités riches et complètes.
La personnalisation peut aussi rendre votre logiciel unique. En effet, vous pouvez y inclure votre logo, changer la couleur et la présentation, etc.
Se référer à la nature de son activité et à son régime fiscal
À l’évidence, avec un régime de comptabilité ultra-simplifié, les auto-entrepreneurs n’ont pas besoin d’un logiciel compta auto entrepreneur sophistiqué. Ainsi, si vous manquez de ressources, investissez dans les modèles standards pour commencer.
En outre, il faudrait également tenir compte de la nature des activités. Si vous êtes un artisan, il vaudrait mieux se tourner vers une solution personnalisée : logiciel de comptabilité pour les professionnels du bâtiment, pour les professions libérales, etc. En bref, un logiciel qui peut convenir à un commerçant ne le sera pas pour un usage dans la restauration.
Qui est plus, pour une meilleure expérience, nous vous conseillons d’opter pour un logiciel intuitif et automatisé, avec une navigation ultra fluide. Attention ! La version doit aussi être compatible avec le système d’exploitation de votre ordinateur : Windows XP, Vista, Windows 10…
Remarque : Les logiciels en pack sont recommandés si l’équipe qui va se charger de la comptabilité est en interne.
Fixer un budget
Dès le début, il faudrait déjà prévoir un budget à allouer pour l’acquisition d’un logiciel de comptabilité. Néanmoins, sachez qu’un outil personnalisé vous coûtera certainement plus cher. Toutefois, il existe actuellement des logiciels gratuits en ligne.
L’ergonomie est un critère important pour gagner du temps lors des traitements des données.
Pour terminer, vous devez déterminer le nombre d’utilisateurs. Si vous avez besoin d’un logiciel disponible partout et à tout moment, optez pour les solutions en ligne. Ils présentent l’avantage d’être pratiques et faciles d’usage. De plus, ils sont bon marché et offrent une sécurité optimale pour vos données professionnelles. Pourquoi ? Parce que même si vous avez égaré ou perdu votre matériel, le logiciel de comptabilité pour auto-entrepreneur restera accessible sur n’importe quel support informatique, sans contraintes à condition d’avoir une connexion internet. Ce qui n’est pas le cas d’un logiciel en local (ou à installer sur la machine). En tout cas, il serait plus judicieux d’essayer les logiciels avant de vous abonner (forfait mensuel ou annuel). D’ailleurs, la plupart des solutions peuvent être testées gratuitement.
Selon la législation, tout logiciel doit respecter 4 conditions : la sécurisation, l'inaltérabilité, la conservation et l'archivage.
