Depuis plusieurs années, la dématérialisation des processus de digitalisation a favorisé l’usage de la signature électronique lors des transactions professionnelles et commerciales. L’arrivée du « Covid 19 » a d’autant plus renforcé l’impulsion des solutions digitales dans plusieurs secteurs d’activités. Avec des clients et des salariés confinés, la signature numérique a de beaux jours devant elle. En vue de promouvoir et de faciliter les échanges commerciaux de votre entreprise, faites recours à la signature électronique Word.
Qu’est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique est une solution numérique régie par le règlement européen eIDAS et reconnue en France depuis l’an 2000. C’est un procédé d’authentification matérialisé par un marquage numérique servant de preuve d’acceptation d’un document, d’une convention, d’un contrat. etc. Pour être juridiquement valable et garantir une sécurité optimale, la signature électronique doit assurer la conformité du document signé ainsi que la preuve de l’identité réelle du signataire. Cette méthode s’effectue grâce à une technique de cryptographie qualifiée de «hashing». Avec cette méthode, les données sont invisibles et apparaissent sous forme d’initiales à ceux qui n’en détiennent pas le code afin d’assurer une meilleure sécurité.
Comment créer une signature numérique sur Word ?
La procédure pour faire une signature électronique Word est simple et rapide. Voici les différentes étapes pour signer électroniquement sur Word.
• Téléchargez le document à signer à partir du logiciel Word et bénéficiez de 14 jours d’essai gratuit avec l’interface « yousign »
• Créez un nouveau fichier et sélectionnez le signataire et les cosignataires en mentionnant les informations telles que l’email, les civilités ou le numéro de téléphone de chacun d’eux.
• Appuyez sur le menu « signer » dans la barre d’outils, puis apposez votre signature. Cliquez sur la case enregistrer puis cochez la case appliquer.
• Validez en tapant votre code secret envoyé via mail ou sur votre Smartphone.
• Votre signature est disponible dans le menu « signer ». Vous pouvez la sélectionner pour la déplacer à l’endroit souhaité.
Pourquoi opter pour la signature électronique ?
Les grandes entreprises ayant fait le choix d’adopter la signature électronique Word ne se sont pas trompées. En effet, les nombreux avantages de cette solution facilitent les formalités administratives. Le logiciel de signature électronique permet de formater, d’imprimer, d’apposer sa signature ou de numériser un fichier à partir d’un ordinateur. Ce procédé permet aussi de simplifier toutes les tâches fastidieuses ainsi que d’éviter les manipulations hasardeuses. La signature électronique favorise un meilleur stockage numérique, c’est pourquoi elle s’impose désormais comme la solution servant à effectuer rapidement et efficacement des tâches. Elle permet aussi de surseoir à la paperasse. La signature numérique Word est nécessaire pour les contrats d’entreprise, les bons de commande, les mandats, les documents comptables, les conventions notariales ou les devis. Grâce à sa fiabilité, elle est légalement reconnue et utilisée par le corps juridique comme gage d’authentification en cas de conflit.
